В какие сроки должны выплачиваться суточные при направлении работника в командировку и сдаваться авансовые отчеты?

Документами, подтверждающими расходы по проживанию, питанию, проезду работников, направляемых в служебные командировки, оплаченные в безналичном порядке, являются:

1) документы, свидетельствующие о направлении работников в командировки (приказы о направлении работника (работников) в командировки, командировочные удостоверения) – для подтверждения обоснованности расходов;

2) документы, подтверждающие факт оказания соответствующих услуг:

а) проживание: договор на оказание гостиничных услуг, счет на услуги гостиницы (допустимо наличие акта оказанных услуг), счет-фактура (для правомерности вычета предъявленного гостиницей НДС);

б) проезд: проездные билеты, накладная, содержащая сведения о номере проездного документа, ФИО пассажира, маршруте (рейсе), дате и стоимости билета (последняя может служить основанием для признания расходов при отсутствии оригинала проездного билета (письмо УФНС по г. Москве от 31.08.2007 г. № 20-12/083337);

в) питание: договор на оказание услуг питания, акты, подтверждающие факт оказания услуги общественного питания.

Действующим законодательством не установлены четкие сроки выплаты суточных работникам, направляемым в командировки.

Отчитаться о расходах в командировке работник обязан в течение трех рабочих дней.

Правовое обоснование

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Пунктом 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Кроме того, в соответствии с п. 9 названного Положения суточные должны возмещаться работнику.

В соответствии с п. 23 вышеуказанного Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.