Как правильно оформить документы при направлении в командировку одного работника двумя работодателями – по основному месту работы и работодателем по совместительству?

По соглашению между двумя работодателями расходы работника по командировке могут быть распределены любым образом.

Одна сторона может взять на себя возмещение расходов на проезд и проживание, а вторая - выплатить суточные.

В данном случае все расчеты каждая из сторон будет вести только с работником. Он составит два авансовых отчета, к которым будут приложены два разных пакета оправдательных документов.

Действующее законодательство позволяет работодателям распределить итоговую сумму командировочных расходов, пропорция может быть любой.

Два работодателя могут договориться о том, что одна из них будет вести учет и выдаст работнику командировочный аванс. По окончании командировки «общий» работник представит ей авансовый отчет, на основании которого она завершит с ним расчеты по подотчетным суммам. После этого стороны составят акт взаиморасчетов и вторая сторона возместит первой оговоренную часть затрат.

Существует иной вариант. Два работодателя могут договориться, в какой из двух командирующих организаций будут храниться оригиналы первичных документов, а в какой - заверенные копии. Аванс командированному сотруднику выдают обе стороны. По возвращении из командировки работник представит каждой из сторон свой авансовый отчет, приложив к одному оригиналы подтверждающих документов, а к другому - заверенные копии.

Правовое обоснование

Порядок направления сотрудников в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств регулирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ 16.04.2025 № 501 (далее - Положение).

В командировку работодатель может направить только работника, состоящего с ним в трудовых отношениях (п. 2 Положения).

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:

- сохранение места работы (должности);

- среднего заработка;

- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Возмещаемые расходы, связанные со служебной командировкой, перечислены в ч. 1 ст. 168 ТК РФ.

Такие же гарантии и компенсации предусмотрены и для сотрудников-совместителей (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).

К возмещаемым относятся расходы по проезду, найму жилого помещения, на выплату суточных, иные расходы, произведенные командированным работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Даже если работника направляют в командировку два работодателя, расходы возмещаются ему однократно. Пунктом 7 Положения предусмотрено, что они распределяются между работодателями по соглашению между ними.

Для возмещения расходов по совместной командировке организации должны составить соглашение о распределении расходов (п. 7 Положения).